Merencanakan system ke depannya

Current Server

Dari bulan pertama disini, gue liat kelemahan sistemnya. Banyaknya server Windows. Novel Netware ada satu. Dan juga ada beberapa server kuno Redhat Linux. Semuanya punya account di masing-masing server dan saling tidak dimaintain dengan baek. Jadi bener-bener menyebalkan harus hafalin beberapa account and password yang berbeda-beda. Apalagi account administrator Windowsnya, duh. Mereka sendiri jarang sekali input langsung berhasil login. :-D

Ini sebuah contoh yang sederhana yah. File server ada 2 jenis (Windows server dan Netware server). Windows server pake AD (Active Directory), Netware server pake NDS (Netware Directory Service). Sama-sama LDAP service lah. Bedanya username di NDS nggak bisa pake dot (titik). Sialnya, gue juga gak tau kenapa kedua server tersebut nggak dihubungkan. User AD hanya bisa akses server Windows. Demikian juga user NDS hanya bisa akses server Netware.

Oya, AD ada di beberapa server. Karena disini ada beberapa company. Salah satunya company punya network di beda segment. Pake AD juga. Bener-bener terpisah dari main network. Gue tanya kenapa bisa begini? Karena dulunya pake ADSL. Jadi terpisah dengan adanya hardware firewall.

Laennya dua server Oracle kuno pake Windows server. Dua lagi server MSSQL di 2 Windows server. Sebuah Windows server laen lagi untuk MySQL dan IIS web server. Dan sebuah Window server khusus untuk buyer andalan kita. Pokoknya banyak and bagus-bagus hardwarenya :-D

Server Linux (masih Redhat 7.3) digunakan mail server, proxy server, web server dan juga internal web server. Jadi total 4 Redhat Linux server. Juga berbeda-beda account semuanya :-D

Wuih... semuanya diatas ada 13 server. Yang selalu runnning nonstop tanpa henti. Sialnya tanpa pernah di update. Jadi yah loe bayangin sendiri. Hari gini pake Rehdat 7.3??? Webbase aplikasi dengan MySQL+IIS??? Antivirus server ada beberapa juga.

Current Client

Di sisi client, mereka bisa seenaknya install software apa aja. Download apa aja. Karena semua user pake account administrator. Jadi ini tentu saja nggak baek. Karena pengunaan account administrator di Windows akan mendatangkan resiko. Terutama virus lah. Hal laen juga, banyak password blank dan juga hampir semuanya gak pernah ganti password :-(

Company sini nggak semuanya di tempat yang sama. Ada juga di beberapa kota laen. Tapi semuanya gunakan ADSL dari provider beda-beda untuk ambil email di pusat. Komunikasi via email saja selain phone lah. Sedangkan di pusat mereka gunakan Netware. Kan ada send netware message tuh. Sialnya nggak semuanya bisa pake. Karena yang pake server Windows gak tersambung. Juga yang di kota laen tadi tentu saja gak bisa kan?

Remote Client & Server

Untuk remote client, mereka gunakan NetSupport. Semua server dan client pake. Termasuk yang di kota laen. Jadi pihak MIS bisa remote kalo mereka butuh bantuan yang bisa diselesaikan dengan remote. Well ... itu semuanya bener. Selama NetSupport gatewaynya pake IP Public. Jadi salah satu MIS ada yang pake 2 IP address (local & public). Dan untuk local saja, mereka punya 4 NetSupport gateway. Duh ...

Itu semua terlihat lumayan lah. Tapi kedatangan be-es-a 2 taon lalu membuyarkan semuanya. Karena lisence yang company punya cuman 1 Oracle server dan 1, Windows server (OEM) dan beberapa Windows XP (OEM). Enak banget yah. Seperti biasalah. Install ini install itu tanpa pikir lisence. Dan sekarang sebelum be-es-e datang lagi untuk audit (setelah 2 tahun), gue harus beresin.

Meluruskan arah migrasi

Gue sempet heran. Kenapa gak pernah ada yang ngirimin email dengan attachment ODF file? Sepertinya cuman gue yang selalu kirim file ODF. Setelah gue cek lebih jauh, nemu juga deh penyebabnya. Sama manager MIS yang lama cuman 50% PC diinstall Openffice.org 2.3 for Windows. Dan itupun diset agar penyimpanan secara default menggunakan format Ms.Office (DOC, XLS dan PPT).

Walah ... mo pake format milik MS dengan software non MS??? Sampai kapanpun nggak akan bisa sempurna deh. Malah akan lebih banyak terima komplain karena tidak kompatibel. Apalagi kalo dokumen yang komplex banget, bakal hilang beberapa formatnya. Ini bener-bener akan memusingkan gue kedepannya.

Gue trace lebih jauh, menurutnya dia sendiri binun. Gemana gak binun, pertama kali aja datang kesini yang ditanyakan ke gue adalah cara print OpenOffice.org Calc. Waduh... kalo managernya seperti ini, gemana user yang di train dia yah? Oya...dia kasih training ke semua user loh :-D

Sampe sekarangpun dia minta berkali-kali ke gue untuk training semua user cara penggunaan Pivot Table di Ms.Office. Tapi gue tegasin, gue gak setuju itu. Karena solusi Pivot Table gak akan bisa dibuka di OpenOffice.org 2.x. Dan OpenOffice.org punya Data Pilot juga gak bisa dibuka di Ms.Office. Jadi... gue kasih solusi yang akan bisa dihandle Windows maupun Linux ;-)

Saat training Linux, gue jelasih apa itu ODF. Sejarahnya, apa untungnya pake and apa ruginya. Mungkin pernah nyimak tulisan gue yang ini: ODF = format fanatik pengguna OpenOffice.org? Juga gue berusaha lurusin. Apa itu FOSS dan bedanya free software. Kan banyak juga dr MS yang free. Juga apa beda OpenOffice.org and StafOffice (free version and paid version). Serta beda OpenOffice.org and Ms.Office.

Gampang ngejelasin hal ini. Bayangkan saya seperti email. Format email itu standar dan open. Jadi sapa aja bisa bikin email software akan bisa nampilkan emailnya. Di OS apapun or server apapun or device apapun (spt hp misalnya). Karena semua mengikuti standar system email. Right?

So ... sekarang ada arah menstandarkan dokumen. Dah gak jamannya dokumen hanya bisa dibuka Ms.Office doang. ODF adalah stardar terbuka. Jadi siapa aja bisa adopsi ini di OS apapun or device apapun, bisa pake software apapun. Sekarang sudah mulai keliatan, OpenOffice.org 2.x no.1 adopsi ini. Juga Koffice, NeoOffice, WordPerfect, GoogleDoc, Zoho, dan laennya. Ms.Office 2007 SP2 bakal ikut hal ini juga.

Sekarang tidak ada alasan lagi. Gue dah tugasi 2 MIS untuk apus profile OpenOffice.org di setiap PC. Sehingga waktu loading, akan bikin new profile OpenOffice.org yang menggunakan default format ODF. Gak ada alasan lagi untuk takut gunakan ODF. Lagian sekarang semua client dah punya OpenOffice.org. Termasuk semua bos di top management.

Sekarang saatnya training Data Pilot aja. Kan semua client pake OpenOffice.org :-p Jadi Data Pilot akan bisa dibuka semua client.

Distribusi format file yang nggak umum

Apa keluhan paling banyak sejak kita uninstall semua software bajakan? Nih list yang gue kumpulin. Rata-rata banyak user yang gak bisa buka file format ini:

• CadKey (.prt)
• Visio (.vsd)
  
• Autocad (.dwg)
  
• Adobe Illustrator (.ai)
  
• Snapshot (.snp)
• CorelDraw (.cdr)
• Photoshop (.psd)
  

Hal ini terjadi karena gak semua user bisa seenaknya install software lagi. Semua installasi request software, harus ke MIS Department. Kalo gak punya license, mereka harus request dulu. Kalo dah di approve MIS and management software dibelikan, baru kita install.

Efeknya terasa sekali. Yang biasanya punya software Autocad di semua komputer designer, sekarang Autocad cuman 3 saja. Karena license yang kita punya emang cuma 3. Dan itupun ke 3 komputer itu harus menggunakan versi Autocad yang sama seperti licensenya.

Problem muncul karena banyak department laen yang gak bisa liat file .DWG ( Autocad format file). Untuk atasain hal ini, PDFCreator for Windows akan sangan membantu. Kita sudah announce ke semua user, distribusi format file yang tidak umum, harus mengirimkan 2 format file. Satu format nya sendiri dan satu lagi format PDF. Tanpa perkecualian !!!

Beberapa user komplain karena itu nambah kerjaan. Tapi gue komplain balik. Karena pilihan cuman 2:

• Beli tambahan licence AutoCad
• Nambah kerjaan mereka cuman beberapa detik untuk bikin format PDF

Silakan ambil keputusan sendiri :-D Dan mreka akhirnya bisa menerima hal ini.

Oya, gak semua komputer bisa diinstall AutoCAD viewer. Kan ada beberapa yang kuno tuh. Jadi solusi PDF lebih bagus deh. Bisa untuk semua OS. Ingat... kan kedepannya kita juga pake Linux.

Hasil survey software client dan server

Setelah penuh satu bulan cek semua client dan server, dapat deh reportnya. Hasil pengecekan semua software. Software License and bajakan semua terpapar disini. Wah ... 150 komputer bakal migrasi ke Linux. Dan 5 server juga. Gue obok-obok info di Thailand, sepertinya ini migrasi paling gede deh disini :-D

Gemana cara penentuannya, mungkin ini akan bisa bantu:

• Komputer pake Windows & Office license gak di migrate
• Komputer pake Windows license gak di migrate
• Komputer mesin gak di migrate
• Komputer acconting/finance gak migrate (mereka dah pake navision soalnya) and pake excel utk urusan macro/vba
  
• Komputer 3D/2D CAD system gak migrate

Itupun setelah semua software bajakan selain Windows and Office di uninstall. Gue tegas banget disini. Mereka sudah mencoba OpenOffice.org sejak 6 bulan lalu. Sejak MIS manager sebelumnya. Jadi tidak ada alasan lagi deh untuk perpanjangan waktu.

Walau begitu, setiap departemen gue kasih tabulasi hasil pengecekan ini. Mereka tau, departemen mereka dapat berapa client Windows dengan Ms.Office atau Windows dengan OpenOffice.org. Sisanya bakal dapat Linux dengan OpenOffice.org. Gue dah share file tabulasi ini ke public folder. Tentu saja pake ODF files lah. Saatnya mencoba realitas ODF ;-)

Well ... kali ini gak dapat komentar sama sekali. Semua departemen merata menggunakan OpenOffice.org. Dan untuk OpenOffice.org saja, gak ada alasan lagi untuk gak mau pake Linux. Karena mereka suka pada dateng ke MIS, and MIS selalu pamer ke mereka OpenOffice.org di Linux 3D nya :-D

Tabulasi itu juga jelas sertakan:

• Kebutuhan memory tambahan (minimum PC dengan P4 256MB)
• Beberapa software yang harus dibeli licensenya karena emang dipakai dan ini berhubungan dengan pihak luar (Adobe Prof utk sign documen PDF)
• Server-server Netware & Windows yang bisa digantikan sama Linux
• Prioritas software BSA, non BSA (penting gak yah :-p )
  

Satu file lagi juga gue sediain, berisi license software yang company punya. Di dalamnya dah termasuk semua license yang pernah dibeli. Juga gue dah kumpulin semua license OEM pembelian notebook, server dan laennya. Busyet... banyak juga nih.

So ... ini semua gue sesuain dengan kondisi company ini. Karena dah pernah disambangin yang namanya be-es-e, jadi persediaan license lumayan deh. Disini gue cuman hilangkan semua software unlicense aja sih.

Walo begitu yang paling merana adalah programmer. Delphi and MSSQL dah bener-bener mengakar disini. Dan itu harus mereka tanggung juga. Karena selama ini keputusan yang mereka ambil, install & pake. Tanpa pernah request beli software :-D Setali tiga uang deh ma system supportnya.

Tapi itu bukan alasan. Semua ada solusinya kalo mau berusaha. Dan semua hanya masalah waktu saja. Right .... ;-)

Training Linux

Management dah minta gue untuk migrasi secepatnya. Hal ini dikarenakan karena ada info BSA bakal dateng lagi. Tapi setelah dihitung-hitung, kemungkinan besar 2 tahun setelah pertama kali datang ke company ini. Jadi kemungkinan Januari 2009 tuh. Masih ada kesempatan 3 bulan lagi.

Bayangin saja. Cuman 3 bulan dengan perkiraan lumayan banyak client harus ke Linux dan beberapa server? Walah ... bener-bener kerja keras dong yah. Cuman karena kedatangan BSA lebih banyak faktor hoaknya daripada realitasnya, yah gue sanggupin aja.

Saat ini gue juga cari banyak info komunitas Linux di Thailand. Tuh rekan-rekan MIS butuh bantuan. Gue emang bisa transfer knowledge. Tapi bahasa Thai akan lebih masuk ke mereka. Daripada bahasa Inggris. Dan sialnya dari semua staff MIS, hanya satu programmer saja yang lumayan ngerti English. Laennya.... bahasa tarzan deh :-D

Dengan kondisi kemampuan mreka yang baru pegang Linux, mau gak mau gue harus bikin kursus kilat deh. Jadi sekarang kalo abis istirahat, 2 jam setiap harus gue ajarin. Lumayan lah. Mereka dah pada 3D tuh Linuxnya. Tapi tetep gue tekanin, MIS please please please belajar command line (terminal). Kalo GUI nya, mungkin mreka bisa sambil jalan.

Oya, karena disini nggak di Bangkok, cari tempat training Linux nggak ada. Makanya terpaksa gue handle sendiri. Lagian pengalaman di Jakarta, rekan-rekan yang ikut training masih harus di asah lagi. Jadi ... yah balek ke kerjaan lama. Ajarin orang ... :-D